Registrare una fattura elettronica di acquisto tramite il file XML

Introduzione

Come a tutti noto, a breve (gennaio 2019) sarà obbligatoria la fatturazione elettronica tra soggetti dotati di partita IVA. Questo significa che, da quel momento, le aziende italiane riceveranno, dalle altre aziende italiane, solo fatture elettroniche. Molto probabilmente resterà una sorta di comunicazione “parallela” che consentirà alle aziende di scambiare la fattura nella forma usuale (tipicamente una stampa o un file PDF) ma certamente la fattura elettronica sarà scambiata, per tramite dell’apposito “Sistema di Interscambio”, in formato XML.

Il file XML che rappresenta la fattura contiene tutti i dati della fattura stessa ma, ad una lettura “umana”, si presenta in modo scarsamente leggibile. Sono pertanto disponibili on-line diversi sistemi di visualizzazione che, a partire dal file XML, ne restituiscono una rappresentazione più tradizionale.

Scopo del presente articolo, viceversa, è illustrare come poter acquisire il file XML direttamente in ProOne per la necessaria registrazione contabile della fattura di acquisto.

Registrazione contabile a partire dal file XML

La registrazione della fattura di acquisto inizia come sempre inserendo la registrazione ed impostando la data di registrazione. Una volta fatto ciò, mediante la sezione del fornitore:

è possibile utilizzare il nuovo pulsante [Importa XML…] il quale permette di caricare il file XML e provvede a:

1. identificare il fornitore (per tramite della partita IVA); in caso di mancata identificazione, viene chiesto all’operatore di selezionare manualmente il fornitore;
2. acquisire i dati relativi al numero e data documento;
3. inserire le righe di debito del fornitore (così come dichiarate dal fornitore nelle scadenze della fattura elettronica o, in loro assenza, mediante la modalità di pagamento presente nell’anagrafica del fornitore);
4. inserire le righe relative al costo (utilizzando il conto di costo definito nell’anagrafica del fornitore);
5. inserire il codice IVA (se vi è coincidenza di aliquota tra quello dichiarato nell’anagrafica del fornitore e quello presente nel file XML) ovvero chiedendo all’operatore di selezionare il codice IVA corretto.

La registrazione eseguita automaticamente richiede, ovviamente, il controllo da parte dell’operatore e, in molti casi, necessita di un completamento (ad esempio per le aziende che fanno contabilità industriale va gestita a mano tutta la ripartizione dei centri di costi). Essa tuttavia è un buon (talvolta ottimo) punto di partenza e permette agli utenti di ProOne di cogliere, in anteprima, uno dei vantaggi che si conseguiranno con la fatturazione elettronica.

Esempio passo passo

La funzione sopra descritta può essere meglio apprezzata con un esempio. Consideriamo il caso di una fattura di carburanti per autotrazione. Per completezza di esposizione partiamo dall’osservazione dell’anagrafica del fornitore nella quale, correttamente, sono stati inseriti tutti i dati necessari ad una completa registrazione:

Grazie alla completezza di questi dati, la registrazione risulta praticamente del tutto automatica. Infatti, una volta inserita la nuova registrazione:

è sufficiente agire sul pulsante [Importa XML…] quindi selezionare il file XML ricevuto dal Sistema di Interscambio ed ottenere la registrazione completa:

nella quale restano solo da gestire eventuali ripartizioni di costo o di contabilità analitica (per chi la gestisce). La registrazione, come tutte le fatture di acquisto, rileva anche ai fini dello scadenzario passivo nel quale viene inserita sulla base:

• delle informazioni relative alle scadenze eventualmente inserite nel file XML dal fornitore;
• della modalità di pagamento gestita nell’anagrafica del fornitore (se mancano le scadenze nel file XML del fornitore).