Contabilizzazione documenti emessi

Introduzione

In ProOne, come nella maggior parte dei gestionali, dopo l’avvenuta emissione dei documenti fiscali attivi (quelli emessi dall’azienda ovvero, in primis, le fatture e le note di credito) si procede alla relativa “contabilizzazione”.

Prima della contabilizzazione i documenti assumono solo il significato “cartaceo”, essi sono serviti a produrre la fattura (cartacea o elettronica) da inviare al cliente. Il processo di contabilizzazione qui descritto provvede a registrare contabilmente la fattura sia ai fini della contabilità generale che ai fini della contabilità IVA.

Contabilizzare i documenti

Il processo di contabilizzazione parte con l’apposito comando Contabilizza documenti emessi che, di norma, è il primo del menu Contabilità > Clienti. Esso mostra la seguente finestra:

che viene proposta con l’elenco dei documenti emessi fino al giorno precedente e che devono ancora essere contabilizzati. Mediante il calendario dal titolo “Fino al” è possibile modificare la data limite rispetto alla quale elaborare la contabilizzazione. Una volta scelta la data desiderata, il sistema mostra l’elenco dei documenti che saranno contabilizzati ed è possibile procedere alla [Verifica dati].

Esiti della verifica dei dati

L’esito auspicato è che il sistema non rilevi alcuna anomalia e che, pertanto, si possa procedere alla contabilizzazione vera e propria. Il processo di verifica, tuttavia, potrebbe rilevare anomalie che vengono descritte nello spazio bianco. Le più frequenti anomalie rilevate sono le seguenti:

• presenza di un documento non ancora dotato di proprio numero; questo può accadere qualora il documento, predisposto provvisoriamente, non sia stato numerato ma rientri nel periodo che si intende sottoporre a contabilizzazione; in questa situazione il processo si blocca in quanto o si provvede alla conferma del documento e alla sua numerazione oppure lo si deve portare successivamente alla data entro la quale si intende contabilizzare;
• assenza di codici IVA su uno o più importi della fattura; in questo caso bisogna riaprire la fattura e completare le informazioni mancanti;
• assenza di contropartite di ricavo su uno o più importi; in questo caso il problema potrebbe essere sulle righe della fattura (osservare in particolare il Dettaglio Riga) o, più frequentemente, risiedere nell’anagrafica degli articoli o dei clienti a seconda del modello di contabilizzazione adottato (vedasi, più sotto, l’apposito paragrafo esplicativo Modelli di contabilizzazione).

Il documento in contabilità

I documenti contabilizzati con il processo precedente sono consultabili nel menu Contabilità > Clienti e sono divisi per tipologia (un ramo di menu per ogni tipologia di documento). Aprendo, ad esempio, una fattura di quelle precedentemente contabilizzate ci si trova davanti alla seguente scrittura contabile:

dove, evidentemente, il contenuto “oggettivo” della fattura è stato ridotto ad una rappresentazione in termini di crediti, ricavi e debiti:

• il credito verso il cliente (451,40 Euro nel nostro esempio)
• i ricavi (370,00 Euro nel nostro esempio)
• il debito verso l’IVA (81,40 Euro nel nostro esempio).

Osservazioni sulle righe contabili generate

Il caso sopra rappresentato costituisce l’esempio “minimale” di registrazione di una fattura emessa. La scrittura potrà risultare costituita da molte più righe in relazione alle seguenti casistiche:

• in caso di scadenze di pagamento rateizzate, in luogo di un’unica riga di credito verso i clienti, vi saranno un numero di righe pari alle singole scadenze e ciascuna riga porterà il proprio importo e la propria data di scadenza (osservabile nel pannello Dettaglio riga);
• nel caso in cui la fattura contenga voci con differenti contropartite di ricavo, il sistema rileverà i diversi importi sui conti di ricavo opportuni;
• nel caso in cui la fattura contenga importi con aliquote IVA differenti, le righe dell’IVA (di colore azzurro) saranno più di una a formare tutte le righe necessarie ai fini IVA.

Modelli di contabilizzazione

ProOne supporta diversi modelli di contabilizzazione che possono essere configurati in sede di installazione e mediante opportune impostazioni sulle anagrafiche. Essenzialmente le modalità sono tre e prevedono i seguenti scenari:

1. a determinare la contropartita dei ricavi è l’articolo inserito nella riga della fattura (DVE);
2. a determinare la contropartita dei ricavi è il cliente intestatario della fattura (DVE);
3. a determinare la contropartita dei ricavi è l’inserimento manuale, riga per riga, a cura dell’operatore.

Con la sigla (DVE) si intende il documento di vendita e, pertanto, le righe cui si fa qui riferimento sono quelle della fattura documentale (non quelle della relativa scrittura contabile che ne consegue).

Il terzo scenario (inserimento manuale) è, di norma, utilizzato come compendio ad uno dei precedenti al fine di gestire situazioni eccezionali. Esso richiede un’apposita impostazione in sede di definizione del tipo di documento (TABDVE).

I primi due scenari, viceversa, sono semplicemente impostabili agendo sulle anagrafiche di clienti e articoli. Nell’anagrafica di ciascun articolo, così pure come nell’anagrafica di ciascun cliente, è possibile indicare la contropartita di ricavo. Ciascuna azienda utilizzatrice di ProOne, in funzione al modello che intende conseguire, deciderà, alternativamente, se compilare le contropartite sugli articoli (adottando così lo scenario 1) o sui clienti (adottando lo scenario 2) o una soluzione mista nella quale alcuni clienti determinano in proprio la contropartita mentre altri (sui quali non viene indicata la contropartita) rimandano all’articolo il compito di indirizzare i ricavi.